Офис-менеджер: 1. Выполняет функции секретаря Компании: 1.1. Документационное обеспечение управления: - прием документов и личных заявлений - работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учет, хранение, формирование дел; - работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): прием, регистрация, передача адресату, учет, хранение; - организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам; - работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учет, хранение; оформление писем, отправление срочных писем; - ведение и оформление протокола совещаний; - оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др., - выполнение копировально-множительных работ; - подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом; - формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив. 1.2. Прием телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение ее содержания до его сведения. 1.3. Организация встречи посетителей, 2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса: 2.1. Заказ воды по мере необходимости. 2.2. Заказ канцелярии ежеквартально. Обслуживание оргтехники: заправка картриджей, поддержание работоспособности принтеров, копиров, факсимильных устройств и т.д. 2.3. Осуществление подписки на периодические издания. 3. Координирует и контролирует работу: - водителя: (прием заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании); - курьеров; 4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан: - добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда; - качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения; - поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей; - эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы; - соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности; И ТД. |